사무실 · 상가 정기 거래처를 맡을 때
영업(소개서 · 견적) → 정기계약 · 용역 계약서 → 방문마다 문단속 · 할 일 사진 → 달마다 청구서 · 월간 보고서.
이런 분께
- 관리사무소 · 사무실 · 상가처럼 정해진 날 가는 곳을 맡는다
- 열쇠를 맡고 문단속까지 책임진다
- 관리소장님께 달마다 «무엇을 했는지» 를 보고해야 한다
다 하면 이렇게 됩니다
- 정해진 날 방문이 달력에 저절로 서고, 담당 직원 폰에 갈 곳으로 뜹니다
- 방문마다 도착 · 마감 · 할 일 사진과 그날 기록이 남습니다
- 청구일마다 그 달 청구서가 나가고, 달이 바뀌면 월간 보고서 초안이 저절로 만들어집니다
먼저 고르실 것무엇을 고르면 무엇이 달라지는지 — 이럴 때 · 그러면
돈은 «회당» 인가 «월정액» 인가?
공휴일 · 전날 안내는?
문단속 확인을 켤까?
월간 보고서를 저절로 보낼까?
하는 순서누르는 곳 · 그러면 무엇이 되는지 — 단추 이름은 앱과 같습니다
- 1거래처로 넣기
「고객」 «＋ 손님» › «손님 넣기» › «고객 구분» 「거래처」 · 계약 전이면 「상담 중」. 거래처 창 맨 위 오른쪽에서 영업 단계(연락됨 · 현장 방문 · 견적 보냄 · 금액 협의)를 고릅니다
- 2회사 소개서
「고객」 › 「회사 소개서」 — 받는 곳(관리사무소 · 사무실 · 매장)을 고르고 사진 · 장을 골라 PDF 나 링크로
- 3견적서
정기 일이면 견적서 «작업 유형» 에서 「정기 계약」 을 고릅니다
- 4정기계약 만들기
거래처 창 «정기계약» 「＋ 이 거래처 정기계약 만들기」 → 얼마나 자주 · 시각 · 인원 · 공휴일 · 전날 안내 · 담당 · 돈 → 「계약 만들기」(아직 «승낙 기다림»)
- 5용역 계약서
정기계약 창 「이 계약으로 계약서 쓰기」 → 내용 확인 → 「사장님 서명하기」 → 「손님께 서명 요청 보내기」
- 6시작
거래처가 하시겠다면 「이 계약을 시작합니다」 — 앞으로 5주치 방문이 달력에 서고, 선금이 있으면 선금 청구서가 나갑니다
- 7도착 · 할 일 · 마감
「도착 사진 찍고 작업 시작」 → «이 현장에서 할 일» 마다 「사진 올리기」 → 「마감 사진 찍고 작업 완료」
- 8오늘 기록
「오늘 현장 기록 쓰기」 — 급한 일은 «급한 건이라 사장님께 바로 알려주세요» 를 켜고 담기
- 9청구서
청구일마다 그 달 청구서가 나갑니다. 먼저 보내려면 정기계약 창 「이번 달 만들기」
- 10월간 보고서
거래처 창 «초도 · 월간 리포트» 「보기 · 보내기」 — «이 달 한마디» · «다음 달 작업 계획» 을 적고 「검토했습니다 — 거래처에 보내기」
앱이 셈하는 법무엇을 · 어떻게 판단하나요 — 셈은 참고용입니다
- 달력에 서는 날
- 시작하면 앞으로 5주치 — 그 뒤는 「더 세우기」 로 더 세웁니다. 「잠시 멈춤」 · 「계약 끝내기」 는 앞날 현장을 걷습니다(지난 것은 그대로)
- 하루만 다른 분이 갈 때
- 그날 현장에서 바꾸면 다음 날부터는 원래 담당으로 갑니다
- 문단속 늦음
- 도착 뒤 예상 시간이 지나도 마감 사진이 없으면 담당께, 30분 더 지나면 사장님께 알림이 갑니다
- 방문마다 손님 안내
- 정기 방문은 방문마다 완료서 · 후기 요청이 안 나가고, 월간 보고서로 한 번에 드립니다
- 보고서를 못 만드는 달
- 그 달 끝낸 현장이 없으면 만들 수 없습니다. 보낸 보고서는 잠겨 고칠 수 없습니다
응용 — 이렇게도 씁니다
- 거래처가 표를 달라고 할 때거래처 «내 페이지» 맨 아래 「방문·청구 기록 엑셀로 받기」 로 직접 받으십니다손님 «내 페이지» 보내기 — 방문 확인 · 다음 예약하기 ›
- 정기 현장 담당이 쉬실 때쉬는 날을 넣고 남은 현장을 한꺼번에 다른 분께 넘깁니다하루 쉬는 날 · 쉬는 중 · 한꺼번에 넘기기 ›
- 오늘 다들 어디까지«오늘 현장 어떻게 돼가나» 에 마감 사진이 늦은 곳이 맨 위에 뜹니다오늘 현장이 어디까지 됐나 한눈에 보기 ›
막힐 때
정기계약이 저장이 안 돼요
«공휴일에는» · «방문 전날 안내 카톡» 을 고르셨는지 보세요 — 안 고르면 저장되지 않습니다
달력에 방문이 안 서요
만든 계약은 «승낙 기다림» 입니다. 정기계약 창의 「이 계약을 시작합니다」 를 누르세요